Kuulostaako termi ISO 9001-laadunhallintajärjestelmä kuivalta sanahelinältä? ITC:n ISO 9001 -sertifiointi todistaa luulon vääräksi: sertifiointiprosessi osoittautui hyvin käytännönläheiseksi prosessiksi, jossa yrityksen päivittäiset toiminnot laitettiin pohjia myöten uusiksi. ISO 9001 -sertifikaatti todistaa, että myyntipuheiden takaa löytyvät aidosti tehokkaat ja jatkuvasti kehittyvät toimintatavat, joiden toteutumista ja riskejä arvioidaan säännöllisesti.
ITC:n ISO 9001 -sertifiointi lähti liikkeelle positiivisesta ongelmasta: yrityksen liiketoiminta oli kasvanut muutamassa vuodessa nelinkertaiseksi. Muutoksia oli tapahtunut mm. asiakaskentässä ja henkilökunnan sekä toimipisteiden määrässä, minkä seurauksena johtamisen ja työnteon toimintatavat oli tarpeen määritellä uusiksi.
”Koska strategiamme on vahvasti kasvuun tähtäävä, halusimme muutokselle selkeän suunnitelman ja kasvua tukevan mallin. Tarpeena oli tunnistaa sisäisten prosessien heikkoudet, saada työkalut niiden korjaamiseen sekä löytää askelmerkit toimintatapojen systemaattiselle kehittämiselle”, toimitusjohtaja Joni Kapanen kertoo.
”Puoli vuotta asiaa pähkäiltyämme tulimme siihen tulokseen, että pyörää ei kannata keksiä uudelleen – Olihan jo valmiiksi olemassa toimintatavan johtamisjärjestelmä ISO 9001. Kyseinen standardi vaikutti juuri sopivalta meille ja kasvutavoitteellemme.”
”Laadun tulee toteutua yrityksen arjessa”
ITC:n ISO 9001 -sertifiointi oli kokonaisuudessaan reilun vuoden prosessi. Käytännön toimet aloitettiin vuoden 2024 alussa, ja maaliin päästiin keväällä 2025.
”Aloitimme projektin selvittämällä minkälaista dokumentaatiota tarvitsemme, kuinka dokumentaation avulla saamme vaatimuksenmukaisuudet täytettyä ja mikä tärkeintä; kuinka uudet tavat siirretään käytäntöön. Kysehän ei ole siitä, että päästään pistokokeesta läpi ja saadaan leima, vaan laadukkaan tekemisen tulee todella toteutua yrityksen arjessa.”
Tiukkaa opiskelua ja vahvaa yhteistyötä
Suuntaviivojen asettelussa käytettiin apuna ulkopuolista konsulttia, mutta varsinainen työ tehtiin täysin ITC:n omalla porukalla.
”Koulutimme itse itsemme ahkerasti opiskellen, ja hoidimme alusta loppuun asti ohjeistukset sekä uusien toimintamallien kehittämisen ja jalkauttamisen. Saimme henkilöstön hyvin sitoutettua mukaan muutokseen, jonka ymmärrettiin loppupeleissä hyödyttävän kaikkien työntekoa sekä yhteistä menestystä. Maaliin ei olisi päästy ilman koko porukan vahvaa osallistumista ”, kertoo Joni Kapanen.
”Prosessi vaati runsaasti sisäistä viestintää ja jatkuvaa henkilökunnan ajan tasalla pitämistä. Pidimme sertifiointia säännöllisesti esillä viikkopalavereissa ja järjestimme yhteisiä ideointipäiviä. Esimerkiksi intran rakentamisessa osallistimme työntekijöitä paljon ja mietimme yhdessä, kuinka saamme intrasta parhaan hyödyn irti.”
Auditointi paljasti työn tulokset
Joni muistelee, että itse auditointi oli ITC:n henkilökunnalle uutta ja jännittävää, jopa vähän pelottavaakin. Jännitys vaihtui huojennukseen, kun huomattiin, että kyse onkin pohjimmiltaan vain yrityksen normaalin arkitekemisen tarkkailusta sen valossa, onko toimintatavan muutoksessa onnistuttu.
”Auditointi paljasti, että olimme yrityksenä sisäistäneet uudet toimintamallit hyvin. Koska auditoinnin tavoitteena on löytää kehityskohteita, kohdallamme havaittiin tyypillisesti jotain pientä poikkeavuutta. Mitään suuria ja vakavia poikkeamia ei kuitenkaan löytynyt, ja kova työmme palkittiin ISO 9001 -sertifikaatilla”, Joni iloitsee.
”Ei paluuta entiseen”
Yli vuoden kestänyt prosessi osoittautui vaativammaksi, mitä alkuun ajateltiin. Suurin työ oli käytännön siirtymisessä vanhoista tavoista uusiin. Kaikki yhteinen ponnistelu oli kuitenkin vaivan arvoista, eikä entiseen ole enää paluuta.
Joni kokee, että muutosprosessi meni niin syvälle organisaation rakenteisiin, että voidaan puhua kokonaisesta yrityskulttuurin muutoksesta.
”Sertifiointiprosessi muutti aivan täydellisesti kaikki yrityksen aiemmat käytännöt: prosessit selkiytyivät, sisäinen viestintä parani ja palaverikäytännöt uudistuivat. Luotiin myös paljon kokonaan uusia toimintoja kuten tiimikohtaiset agendat, intra sekä kriittisten menestystekijöiden mittaristo. Tämä oli todella tarpeellinen juttu meille.”
ISO 9001 -sertifiointi ja asiakkaat – Mikä muuttui?
Mitä hyötyjä ISO 9001 -sertifiointi tuo ITC:n olemassa oleville ja tuleville asiakkaille?
”Sertifiointi varmistaa, että toimintamme kautta linjan on systemaattista ja tasalaatuista. Skannaamme jatkuvasti kehityskohteita etsien tapoja tehdä asiat vielä paremmin, ja meiltä löytyy työkalut puuttua parannusta vaativiin kohtiin. Laatujärjestelmä valvoo, että kehityskohteisiin tartutaan ja ne myös viedään järjestelmällisesti läpi. Tiivistetysti voisi sanoa, että ISO 9001 -standardin tehtävänä on pitää yllä ITC:n jatkuvaa kehitystä”, toimitusjohtaja Joni Kapanen summaa.
ITC:llä ei ole ISO 9001 -sertifikaatissa oman kokoluokan kilpailijoita Pohjois-Savon ja Pohjoisen Keski-Suomen alueella. Nyt erottuminen siltä osin on mahdollista, ja pöytään voidaan iskeä laatukortti myös vaativimmille ja suuremmille asiakkaille.
”Ennen ISO 9001-sertifikaattia jouduimme pitkän kautta perustelemaan asiakkaille prosessiemme toimintaa ja mitä olemme yrityksenä. Nyt sertifiointi luo luotettavuutta ja antaa pohjan viestille: ”Olemme korkean laadun IT-yritys, jonka kanssa kannattaa keskustella!”
Lue lisää ITC:n ISO-sertifioinneista:
ISO 27001 -sertifiointi varmistaa, että ITC:n tietoturvanhallinta toimii
Vastuullisuus leikkaa ITC:llä läpi liiketoiminnan – Siitä kertoo myös ISO 14001 -sertifikaatti