SharePoint on Microsoftin työkalu, joka löytyy lähes jokaiselta M365-lisenssin omaavalta yritykseltä. SharePoint tarjoaa huikeat mahdollisuudet tiedon- ja asianhallinnan järjestämiseen, mutta työkalun laajat ominaisuudet ovat yrityksissä vielä usein löytämättä. ITC:lle SharePointin käyttöönotto ja uusi tiedonhallintajärjestelmä oli käänteentekevä muutos. Sen seurauksena myös muita yrityksiä autetaan hyödyntämään Microsoftin tehotyökalun potentiaali.
Alkusysäys SharePointin käyttöönotolle tapahtui vuosien 2023-2025 aikana, kun ITC:llä siirryttiin ISO-hallintajärjestelmiin. Tietoturvaan, laatuun sekä ympäristöasioihin keskittyvät ISO-järjestelmät sisältävät valtavan määrän dokumentaatiota, mikä tulee pitää ajan tasalla. Tiedon tulee olla myös helposti henkilökunnan saavutettavissa.
”Tämän lisäksi havaitsimme yrityksille hyvin tyypillisen ongelman: meillä oli suuret määrät tietoa hajallaan siellä täällä eri järjestelmissä. Halusimme saada myös kaiken sen järjestykseen ja hallintaan”, kertoo ITC:n toimitusjohtaja Joni Kapanen.
”Toinen selkeyttä vaativa osa-alue oli yrityksen sisäisesti johdettavat asiat, kuten kehityshankkeet ja -ideat, poikkeamat ja riskienhallinta. Ymmärsimme, että tiedonhallinnan parannusten lisäksi tarvitsemme toimivan järjestelmän myös asianhallintaan."
SharePointiin päädyttiin, sillä se oli yrityksessä Microsoftin myötä jo olemassa ja sisälsi kaikki tarvittavat ominaisuudet.
”Loimme kehitysprojektin, jossa pysähdyttiin ensimmäiseksi suunnittelemaan ratkaisun pohjalle selkeä arkkitehtuuri. Koska meillä on paljon tiimejä ja henkilöstöryhmiä, tuli tieto ryhmitellä oikealla tavalla niin, että kaikki voivat löytää sen helposti”, Joni kertoo.
”Kun ISO-hallintajärjestelmien tahdissa edennyt projekti viimein valmistui, oli käytössämme nykyaikainen intranet-ratkaisu, joka on osa Microsoftin tuoteperhettä. Ratkaisu integroituu täydellisesti Microsoftin tuotteisiin olipa sitten kyseessä Teams, Word, Excel tai Outlook.”
”SharePoint-ratkaisu on osoittautunut ITC:llä loistavaksi työkaluksi tiedon- ja asianhallintaan sekä sisäiseen viestintään. Meille on muodostunut siitä todella laaja työkalu, joka on päivittäisessä käytössä jokaisella työntekijällä. Olemme myös kehittäneet SharePointin avulla liiketoimintaamme vieden sitä huomattavasti aiempaa systemaattisempaan ja selkeämpään suuntaan.”
”Saimme SharePoint-mallistamme kiitosta myös ISO-hallintajärjestelmien auditoijilta. Uusi tiedonhallintajärjestelmä oli auditointien kannalta aivan välttämätön, sillä ilman sitä emme olisi saavuttaneet sertifikaatteja”, toimitusjohtaja kertoo.
Koska SharePoint-malli huomattiin sisäisessä käytössä erittäin toimivaksi, nähtiin siinä potentiaalia ihan tuotteeksi asti.
”Tajusimme, että asiakaskunnasta saattaisi hyvinkin löytyä kiinnostusta luomaamme SharePoint-mallia kohtaan. Olemme esitelleet tuotetta asiakkaille, ja vastaanotto on ollut erittäin positiivinen. Toteutuksia löytyy vuoden 2025 alusta lähtien jo toistakymmentä, ja kaikki ovat olleet todella tyytyväisiä lopputulokseen”, Joni kertoo.
”Asiakkaat näkevät ITC:n SharePoint-mallissa liiketoiminnallista hyötyä: johtoryhmä pystyy johtamaan omaa toimintaansa aiempaa paremmin, hallinnon työskentely on sujuvampaa, tiimeillä voi olla omia sivustoja, missä hallita omia asioitaan sekä viestiä ja jakaa tietoa keskenään.”
”On ensiarvoisen tärkeää, että SharePoint-ratkaisu toteutetaan pitkän linjan suunnitelmana kunnollisen arkkitehtuurin pohjalta. Olemme nähneet useita toteutuksia, joista nuo pohjapilarit ovat puuttuneet. Semmoiset ratkaisut tapaavat ikävä kyllä mennä helposti vihkoon”, pohtii Joni.
”Myös käyttöönotossa ja lanseerauksessa on oltava hyvät pelisäännöt siitä, miten järjestelmää jatkossa käytetään, kuinka sitä kehitetään ja millä keinoin estetään tyypillinen ongelma eli pirstaloituminen.”
”Meidän toteutustapamme on alusta loppuun asti hyvin kurinalainen. Perustelemme asiakkaalle selkeästi, miksi pohjatyö kannattaa tehdä hyvin ja mitkä sen hyödyt ovat tulevalle käytölle. Esittelemme myös riskit, mitä mutkien oikomisesta voi seurata: käyttöönotto saattaa epäonnistua ja koko SharePointista voi tulla hankalatoiminen. Asiakkaat ovat ymmärtäneet tämän hyvin”, ITC:n toimitusjohtaja summaa.
Jos kaipaa toimivuutta tiedonhallintaan ja järjestystä yrityksen johdettaviin asioihin, ITC:n asiantuntijat esittelevät mielellään omakohtaisen kokemuksen kautta hyväksi havaittua SharePoint-mallia.
Ota yhteyttä omaan yhteyshenkilöösi ITC:llä tai yritysmyyntiimme: Ota yhteyttä - ITC – Tehdään tästä helppoa
Lue ITC:n ISO-sertifioinneista:
ISO 27001 -sertifiointi varmistaa, että ITC:n tietoturvanhallinta toimii
Laatu ei jää myyntipuheiden tasolle – ITC ja ISO 9001 -sertifikaatti
Vastuullisuus leikkaa ITC:llä läpi liiketoiminnan – Siitä kertoo myös ISO 14001 -sertifikaatti